Wie die Edyn Group gemeinsam mit Aphy ihr Rate-Mapping automatisiert hat.

Für die Edyn Group brachte die Umstellung ihrer operativen Systeme eine besondere Herausforderung mit sich: Das globale Distributionssystem (GDS) musste auf einen neuen Channel Manager migriert werden. Damit verbunden war eine umfangreiche Datenmigration, insbesondere beim Rate-Mapping. Joe Puskorius, Head of Channel Distribution bei der Edyn Group, beschreibt diesen Bereich als „einen dieser offensichtlichen Fälle für Automatisierung: stark repetitiv und klar regelbasiert, aber bisher manuell durchgeführt.“ 

Angesichts enger Zeitpläne und begrenzter Ressourcen wandte sich Edyn an Aphy, einen bewährten strategischen Partner mit umfassender Expertise in der Hoteltechnologie. Dabei ging es nicht nur darum, eine unmittelbare Herausforderung zu lösen, sondern gleichzeitig die Grundlage für effizientere und skalierbare Prozesse zu schaffen. 

Die Herausforderung

Das Rate-Mapping, eine wichtige, aber monotone Aufgabe, entwickelte sich während der Systemumstellung bei Edyn schnell zum Engpass. Tausende Mappings mussten manuell migriert werden, eine Arbeit, die Joe als „stumpfsinnig“ und besonders fehleranfällig beschreibt. Allein der Umfang war enorm: „Etwa zwei bis zweieinhalb Monate Arbeit für eine Person“, erinnert sich Joe, „bei acht Stunden am Tag, fünf Tagen die Woche, ohne Pause.“

Es stand einiges auf dem Spiel. Der manuelle Prozess band wertvolle Ressourcen, verzögerte Zeitpläne und erhöhte das Fehlerrisiko. Gleichzeitig wurden Mitarbeitende von ihren eigentlichen Aufgaben abgezogen, was den laufenden Betrieb zusätzlich belastete. Für Joe stellte sich deshalb eine entscheidende Frage: „Warum sollten wir unsere besten Leute für etwas einsetzen, das ein Roboter besser und schneller erledigen kann?“

Die Lösung

Edyn entschied sich aufgrund der nachweislichen Erfolge und des tiefen Verständnisses für die spezifischen Herausforderungen der Hotellerie für Aphy. Besonders Aphys Ansatz überzeugte Joe:

“Sie sprechen unsere Sprache. Andere Anbieter boten allgemeine Automatisierungslösungen an, aber dank Aphys umfassender Branchenkenntnis konnten sie uns gezielt unterstützen und anleiten, statt umgekehrt.”

Die Implementierung verlief selbst unter erheblichem Zeitdruck reibungslos. Aphy war so überzeugt von der Lösung, dass das Team anbot, zunächst kostenlos einen Piloten zu entwickeln. Ein mutiger Schritt, der laut Joe „die Entscheidung deutlich einfacher machte“. Auch die schnelle Reaktionsfähigkeit des Teams hob er hervor: „Wann immer Herausforderungen auftraten, waren sie schnell bereit, sich mit uns zusammenzusetzen, Probleme bis zu ihrer Ursache zurückzuverfolgen und dafür zu sorgen, dass wir auf Kurs blieben.“

Aphys Automatisierungslösung schloss nicht nur das Migrationsprojekt erfolgreich ab, sondern wurde auch zu einer wiederverwendbaren Lösung für zukünftige Aufgaben, von der Aktualisierung von Vertragsraten bis hin zum Rollout neuer Projekte. Joe betonte diesen langfristigen Mehrwert: „Es war kein Tool für den einmaligen Gebrauch. Wir können es weiterhin nutzen und weiterentwickeln.“

Die Ergebnisse

Die Ergebnisse waren beeindruckend. Durch die Automatisierung des Rate-Mappings konnte Edyn die Ausfallzeit der Systeme während der Migrationen von 24 Stunden auf nur 30 Minuten reduzieren. Ein deutlicher Unterschied, der Beeinträchtigungen für die einzelnen Hotels auf ein Minimum beschränkte. „Es hat uns unsere Zeit zurückgegeben“, so Joe. Das Team musste seine regulären Aufgaben nicht länger zurückstellen, was den Arbeitsdruck reduzierte und sich positiv auf die Stimmung im Team auswirkte.

Auch die operative Effizienz verbesserte sich deutlich. Bis zum Ende der Pilotphase erreichte die Automatisierung eine Genauigkeit von 98 %. Zu Beginn traten aufgrund unvorhergesehener Komplexitäten noch einzelne Fehler auf. Diese lieferten jedoch wertvolle Erkenntnisse, mit denen das System weiter optimiert werden konnte. Rückblickend auf diese Lernphase erklärt Joe: „Was passiert ist: Wir haben damals versucht, zu viel zu schnell umzusetzen. Aber am Ende hatten wir ein solides System, dem wir vertrauen konnten.“

Über die unmittelbaren Ergebnisse hinaus stieß das Projekt auch einen kulturellen Wandel innerhalb von Edyn an. Die Automatisierung zeigte, dass sich viele mühsame Aufgaben eliminieren lassen und Mitarbeitende dadurch mehr Zeit für strategische Initiativen gewinnen. Joe beschreibt die Reaktion des Teams: „Es war eine riesige Erleichterung, als sie realisierten, dass sie nicht länger 10.000 bis 12.000 Mappings manuell durchführen mussten.“

Strategische Bedeutung

Die Zusammenarbeit ging weit über das eigentliche Projekt hinaus und zeigte das strategische Potenzial von Automatisierung. „Es hilft uns zu erkennen, wie skalierbar unser Unternehmen sein kann“, erklärt Joe. Indem die Automatisierung repetitive Aufgaben übernahm, konnte Edyn seine operativen Abläufe skalieren, ohne die Zahl der Mitarbeitenden im gleichen Verhältnis erhöhen zu müssen. Gleichzeitig stärkte das Projekt das Vertrauen darin, ähnliche Innovationen auch in anderen Unternehmensbereichen voranzutreiben.

Mit Blick auf die Zukunft sieht Joe weiteres Entwicklungspotenzial: „Was Aphy so einfach macht, ist, dass ihre Roboter für andere Aufgaben wiederverwendet werden können. Wir müssen nicht jedes Mal bei null anfangen, sondern können auf dem aufbauen, was wir bereits erreicht haben.“

Fazit

Die Partnerschaft zwischen Edyn und Aphy zeigt, wie die richtige technologische Lösung eine geschäftliche Herausforderung in eine Chance verwandeln kann. Indem Aphy einen entscheidenden Engpass gezielt löste, konnte Edyn wertvolle Zeit sparen, die Genauigkeit verbessern und gleichzeitig die Grundlage für nachhaltiges Wachstum schaffen. Joe bringt es auf den Punkt:

"Es ging nicht nur darum, ein einzelnes Problem zu lösen. Es geht darum, eine Zukunft zu schaffen, in der sich unser Team auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt.“

– Joe Puskorius, Head of Channel Distribution, Edyn Group